皆さんおはようございます！
新潟市のビザ専門行政書士事務所、Asocia行政書士法務事務所です。

行政書士が解説する！外国人採用と採用後の行政手続きの流れと成功のポイント

グローバル人材の採用は企業の国際競争力を高める大きなチャンスですが、外国人採用に伴う手続きは多岐にわたります。

採用前・採用中の基本手続きだけでなく、採用後の各種行政手続きや社会保険・労働保険の加入要件も正確に対応することが重要です。

ここでは、行政書士としての視点から、採用前から採用後までの流れとポイントを詳しく解説いたします。

1. 外国人採用の初期段階：採用計画と募集要項の策定

採用計画の立案

• 採用目的の明示:
  グローバル化、多様性の確保、専門スキルの補完など、外国人採用の狙いを明確にし、社内外に共有します。

 

• 在留資格の確認:
  採用予定者が日本で就労可能な在留資格（ビザ）を既に有しているか、または取得が可能かどうかを事前に把握します。

募集要項の作成と面接対応

• 応募要項の明記:
  業務内容、必要なスキル、言語能力、在留資格（ビザ）に関する条件を外国人応募者にも分かりやすい表現で記載します。

 

• 面接時の工夫:
  文化や言語の違いを考慮し、必要に応じて通訳の手配や多言語対応資料の用意など、柔軟な対応を心掛けます。

 

2. 在留資格（ビザ）の確認と「在留資格認定証明書」の申請

在留資格（ビザ）の事前確認

採用決定時点で、採用者が現行の在留資格で就労可能か、または新たな在留資格（ビザ）の取得が必要かを確認します。

• チェックポイント:
  パスポート記載の在留資格（ビザ）、在留期間の有効性、就労制限の有無などを入念に確認します。

 

在留資格認定証明書の申請プロセス

1. 書類準備:
   採用通知書、労働契約書、企業の登記簿謄本、事業内容説明書、採用理由書など、出入国在留管理局が指定する書類を漏れなく準備します。
   ※ 書類の不備は審査の遅延や却下の原因となるため、細部までチェックすることが重要です。

 

1. 申請書類の提出:
   管轄の出入国在留管理局に正確な情報をもって提出します。
   行政書士は、法令知識と実務経験を活かして書類作成や添削をサポートし、申請成功率を高めます。

 

1. 審査と結果通知:
   証明書が発行されると、採用者はこれを基に在外公館でビザ申請へ進みます。不備が指摘された場合は迅速に対応する必要があります。

 

3. 在留資格（ビザ）申請と入国手続き

在留資格（ビザ）申請

• 必要書類の確認:
  在留資格（ビザ）認定証明書、パスポート、証明写真、その他在外公館が求める書類を準備し、申請を行います。

 

• 行政書士のサポート:
  書類の整合性チェックや不明点の解消、申請プロセスのアドバイスにより、スムーズなビザ交付を支援します。

 

入国後の基本手続き

• 在留カードの交付:
  日本入国後、空港などで在留カードが交付されます。

 

• 住民登録:
  地元自治体での住民登録や、必要に応じた健康保険、年金などの社会保険手続きを進めます。

 

4. 採用後の行政への手続き

外国人採用後も、企業と採用者双方が適切な行政手続きを行うことは、法令遵守の観点から非常に重要です。

以下に主要な手続きとそのポイントをまとめます。

4.1 入国管理局への各種変更届・更新手続き

• 住所や雇用状況の変更:
  採用者の住所、就労場所、雇用条件に変更があった場合、原則として本人が入国管理局へ届け出る必要があります。企業からの確認書類やサポートが求められるケースもあります。

 

• 在留資格の更新・延長申請:
  在留期間の満了前に、採用者が更新申請を行う際、企業は最新の雇用契約書や業務内容に変更がないかを確認し、必要書類の整備を支援します。

 

4.2 住民登録と地方自治体との手続き

• 住民登録の完了:
  入国後速やかに、採用者が地元の市区町村で住民登録を完了させることが求められます。企業はオリエンテーションで手続き方法の案内を行うと安心です。

 

4.3 社会保険・労働保険への加入手続きと要件

社会保険（健康保険・厚生年金）の加入要件

• 加入基準:

  • 労働時間: 週20時間以上勤務していること
  • 賃金条件: 月額賃金が一定金額以上（一般的には88,000円以上が目安）
  • 雇用期間: 原則として1年以上の雇用見込みがあること
    ※ 上記は一般的な基準であり、企業や業種によっては細かい条件が異なる場合があります。

• 手続きの流れ:
  企業は採用者の条件を満たしているかを確認し、必要書類を整えて、健康保険組合や年金事務所に加入手続きを行います。行政書士は書類の整合性チェックや提出サポートを実施し、加入漏れや不備を防ぎます。

労働保険（雇用保険・労災保険）の加入要件

• 雇用保険:

  • 労働時間: 週20時間以上の勤務
  • 雇用期間: 31日以上の雇用見込みがあること
    ※ 条件を満たす場合、原則として全ての労働者が加入対象となります。

• 労災保険:

  • 従業員を雇用する全ての事業所で、労働者に対して必ず加入が義務付けられており、労働時間や雇用期間にかかわらず適用されます。

• 手続きの流れ:
  労働保険の加入は、企業が所定の手続きに従い、労働基準監督署やハローワークを通じて行います。こちらも行政書士は必要書類の整備や、労働保険関係の届出サポートを通じ、トラブル防止に寄与します。

 

4.4 労働条件の変更時の手続き

• 契約変更への対応:
  業務内容や就労条件に大きな変更があった場合、労働契約書の改訂や、必要に応じて入国管理局への報告が必要です。
  これらの変更が在留資格に影響する場合、速やかな手続きが求められます。

 

4.5 定期的なフォローアップ

• 法令遵守の確認:
  採用者の在留資格の有効期限や各種行政手続きの期限を定期的にチェックし、更新や変更が必要な場合は企業と採用者双方が速やかに対応できる体制を整えることが大切です。

 

5. 企業としてのフォローアップと行政書士の役割

入社後のオリエンテーション・研修

• 初期サポート:
  外国人採用者が日本での生活や業務にスムーズに適応できるよう、社内ルール、業務プロセス、および各種行政手続きに関するオリエンテーションを実施します。

 

• 言語・文化サポート:
  必要に応じて日本語研修や文化理解セミナーを実施し、早期の定着を促進します。

 

定期的なフォローアップとアドバイス

• 法改正への迅速対応:
  行政書士は最新の法令改正や行政指導を踏まえ、企業と採用者の双方に適切なアドバイスを行い、トラブルの未然防止をサポートします。

 

• 相談窓口の設置:
  採用後の疑問やトラブルに迅速に対応できるよう、専用の相談窓口を設けることが望ましいです。

6. まとめ

外国人採用は、企業の国際化や多様性の推進に大きく寄与しますが、採用前後を通じた各種手続きは複雑です。

行政書士として、採用前の計画から在留資格認定証明書の申請、ビザ申請、入国後の住民登録や社労士など各種専門家と連携して、各種社会保険・労働保険の加入手続き、さらに入国管理局への変更届など、全体のプロセスにわたって企業と採用者双方のサポートを行っております。

最新の法令や制度変更に柔軟に対応し、安心して外国人採用を進めるためにも、専門家の助言を活用することが成功の鍵となります。

この記事が、企業の外国人採用に関する全体像と、採用後の行政手続き、そして社会保険・労働保険の加入要件の具体的な流れの理解に役立てば幸いです。

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以上、新潟市のビザ専門行政書士事務所、Asocia行政書士法務事務所でした。

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