特定技能の定期届出が年1回に変更

「楽になった」と考えるのは少し危ない

特定技能外国人を受け入れている企業にとって、定期届出は避けて通れない実務です。

これまで四半期ごとに提出していた定期届出が、制度改正により年1回へ変更されました。出入国在留管理庁も、対象年の4月1日から翌年3月31日までの受入れ・活動・支援実施状況を、翌年4月1日から5月31日までに提出する必要があると案内しています。

一見すると、提出回数が減ったので楽になったように見えます。

ただ、実務の感覚では、これは「負担が軽くなった」というより、「年1回にまとめて、より正確に確認されるようになった」と見るべきです。

今回の変更で、定期届出は「受入れ・活動状況に係る届出書」と「支援実施状況に係る届出書」が一体化され、「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」として整理されました。届出事項には、労働日数、労働時間数、給与の支給総額、昇給率、支援の実施状況などが含まれます。

ここが大事です。

年1回になったからといって、日々の管理まで年1回でよいわけではありません。むしろ、毎月の賃金台帳、出勤簿、支援記録、面談記録がきちんと残っていないと、5月になってから慌てても数字が合わない、支援実施状況が説明できない、ということが起こります。

特に注意したいのは、登録支援機関に支援を全部委託しているケースです。

支援を委託しているから、会社は何もしなくてよい。

これは誤解です。最終的に特定技能外国人を受け入れているのは、特定技能所属機関、つまり企業側です。登録支援機関が支援記録を持っていたとしても、雇用条件、労働時間、給与、社会保険、税金の納付状況などは企業自身の管理領域です。

入管庁の案内でも、定期届出時の主な添付書類として、登記事項証明書、決算関係書類、役員の住民票写し、公的義務の履行証明書などが示されています。

つまり、これは単なる「外国人本人の状況報告」ではありません。

受入れ企業そのものが、特定技能外国人を適正に受け入れる体制を維持しているかを確認される手続です。

また、定期的な面談については、従前どおり3か月に1回以上行う必要があります。

ここも誤解が出やすいところです。

定期届出は年1回になりました。けれど、支援や面談まで年1回になったわけではありません。届出頻度と支援義務は別物です。

現場でよくあるのは、「支援は登録支援機関に任せています」「給与は社労士さんが見ています」「届出は行政書士に頼めばいいと思っていました」という分業型の管理です。

もちろん分業自体は悪くありません。むしろ、適切な専門家が関与することは望ましい。

ただ、特定技能制度では、分業している部分を最後に束ねる人が必要です。社内で誰が責任者なのか、登録支援機関からどのタイミングで記録をもらうのか、給与・労働時間の数字と届出書の数字を誰が確認するのか。ここが曖昧な会社ほど、5月にバタバタします。

今回の年1回化は、企業にとって事務負担軽減の側面があります。

しかし、入管実務の流れ全体を見ると、特定技能制度は「受け入れやすくする」方向だけではなく、「不適切な受入れを見つけやすくする」方向にも進んでいます。

特定技能外国人を受け入れている企業は、5月31日を単なる提出期限として見るのではなく、1年間の受入れ管理を棚卸しする日として捉えるべきです。

人手不足の現場では、外国人材がいなければ事業が回らないという声をよく聞きます。

だからこそ、届出の失念や記録不備で受入れに支障が出るのは、本当にもったいない。制度上の義務は、現場を縛るためだけにあるのではなく、適正に受け入れている企業を守るための土台でもあります。

特定技能は、採用して終わりの制度ではありません。

採用後の管理が、次の更新、次の受入れ、会社の信用につながっていきます。

【結論】

特定技能の定期届出は、四半期ごとから年1回に変更されました。提出期間は原則として毎年4月1日から5月31日までです。提出回数は減りましたが、1年分の受入れ状況、活動状況、支援実施状況を正確にまとめる必要があるため、日常的な記録管理の重要性はむしろ高まっています。

【根拠】

出入国在留管理庁は、2025年4月1日から特定技能制度の届出項目や届出頻度を変更し、新しい定期届出は2026年4月以降、年1回提出する運用になると公表しています。対象期間は4月1日から翌年3月31日まで、提出期間は翌年4月1日から5月31日までとされています。

【注意点・例外】

対象期間中に1日でも特定技能外国人を受け入れていた場合は、原則として定期届出の対象になります。

定期届出が年1回になっても、3か月に1回以上の定期面談は引き続き必要です。

登録支援機関に支援を委託している場合でも、受入れ企業側の管理責任がなくなるわけではありません。

添付書類の省略が認められる場合がありますが、要件確認が必要です。個別の省略可否は専門家に確認が必要です。

【出典】

出入国在留管理庁
「特定技能制度における運用改善について」
Storm.mg Japan記事「特定技能外国人の定期届出ルールが大幅変更へ　年1回の提出に集約、5月31日が期限」

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